Hoewel de basis voor een kwalitatief debiteurenbeheer door de meeste finance professionals wel gekend is, blijkt dat de theorie niet altijd juist wordt toegepast in de praktijk. In het bijzonder wanneer we spreken over de algemene voorwaarden. Stel werknemers in finance en sales eens de vraag: Tegen welke algemene voorwaarden biedt jouw onderneming zijn of haar diensten en goederen aan? Voor de meeste werknemers in finance en sales is deze vraag beantwoorden vaak geen evidentie.
Nochtans is de inhoud hiervan cruciaal. Deze voorwaarden bepalen namelijk welke verplichtingen er zijn tussen de onderneming en haar klanten. Heel belangrijk hierin is de transparantie en de toepasbaarheid van de algemene voorwaarden. Bedrijven durven deze al eens te kopiëren van het internet of van een concullega. Hierdoor lopen ze het risico dat ze voorwaarden hanteren die niet eens op hun van toepassing zijn, maar die wel de invorderingen bij een mogelijke rechtsgang behoorlijk kunnen bemoeilijken.
Debiteuren goed beheren is van essentieel belang voor de goede werking van een bedrijf en duidelijke betalingsvoorwaarden zijn hier een basisvereiste. Maar hoe kan je als bedrijf zorgen voor een efficiënt en innovatief debiteurenbeheer?
1. Maatwerk is key
Een klassiek debiteurenproces ziet er zo uit: Na een eerste en een tweede aanmaning volgt een aangetekend schrijven. Indien dit niet beantwoordt wordt, volgen er juridische stappen. In dit proces zien we nog te vaak tekortkomingen. In vele situaties eindigen beide partijen met een wrange nasmaak: iedereen verliest.
Een oplossing is om in de toekomst meer maatwerk te gaan implementeren. Een innovatief en efficiënt debiteurenbeheer is namelijk gericht op het specifieke profiel van de klant:
Wat is mogelijk voor mijn klant? Wat is haalbaar? Hoe staat mijn klant hier tegenover?
Wanneer aan deze zaken aandacht geschonken wordt, zal de klant niet alleen sneller geneigd zijn zich aan de overeenkomst te houden, ook zal hij een grotere loyaliteit hanteren bij een eventuele volgende bestelling.
2. Data en artificiële intelligentie
Verder is het belangrijk om het debiteurenbeheer niet meer te aanschouwen als een eind-proces. Het debiteurenbeheer is iets dat zou moeten starten wanneer je het eerste gesprek aangaat met de klant over een mogelijke bestelling. Artificiële intelligentie en diverse, digitale databronnen kunnen ervoor zorgen dat we als bedrijf veiligere keuzes maken bij het aanvaarden van een nieuwe klant. Kennis over onder andere zijn of haar liquiditeit, voorraadrotatie en omzet zorgt ervoor dat we reeds bij het eerste contact een inschatting kunnen maken van de kwaliteit van de nieuwe relatie.
Hoe groot is het potentieel op een duurzame klantenrelatie? Hoe commercieel moet ik de klant benaderen?
Deze vragen kunnen in een seconde met artificiële intelligentie beantwoord worden en moet de onderneming in staat stellen om een betere beslissing te maken. Niet alleen kan het de prijszetting en dito marge van het contract beïnvloeden, maar ook de mate van vertrouwen dat we kunnen aanbieden in de vorm van betalingstermijnen enz.
Iedereen gelijk voor de wet
Er zijn ondertussen diverse veranderingen in de wetgeving rond het debiteurenproces. Vroeger werd vooral het B2C-proces gereguleerd met allerlei beperkingen om de consument zo veel mogelijk te beschermen. Nu zien we dat de wetgever het belangrijk vindt om veel van deze maatregelen ook toe te passen in B2B. Wegens de digitalisering en mondialisering is dit ook een noodzaak. In een concurrentiële omgeving die steeds vaker om snelheid draait, worden alle punten en komma’s niet meer deftig geanalyseerd. Hierdoor zouden er onvoorziene risico’s kunnen ontstaan ten aanzien van bedrijven. Met de nieuwe maatregelen hoopt de wetgever hierin haar economie te beschermen.
De tijd waarin een simpele copy-paste van het internet of concullega’s nog voldoende was, is duidelijk voorbij. Richt jouw debiteurenbeheer specifiek op de klanten van het bedrijf en maak gebruik van data en artificiële intelligentie om betere beslissingen hier rond te maken. Zo zorg je als bedrijf voor een efficiënter en toekomstbestendig debiteurenbeheer, dat op lange termijn ook zorgt voor stabiliteit en een goede relatie tussen beide partijen.
Auteur: Laurenz
Laurenz is sinds 2020 aan de slag bij Hyphen als finance project consultant. Als Business en Financial Controller heeft hij ervaring in verschillende financiële gebieden zoals rapportage, budgettering, controlling, accounting en credit management.
