Onze privacy policy

1. Wie zijn wij?

Hyphen is onderdeel van Dixon & Company, een multi-specialist, sterk in permanente recrutering, interim management en consultancy. Wij zijn gevestigd in België en worden vertegenwoordigd door Guy Vaes.

2. Waarom hebben wij een privacyverklaring?

Vanwege de aard van ons bedrijf moeten we persoonlijke gegevens verwerken. Om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd en alleen worden gebruikt waar nodig, verbinden wij ons ertoe de hoogste normen inzake privacy te handhaven. Onder de AVG/GDPR (dat is de nieuwe privacywet die van toepassing is binnen de EU) zijn wij verplicht u te informeren over wat we doen met gegevens die via elektronische middelen worden verzameld. Deze privacyverklaring is daarom van toepassing op alle informatie die aan ons wordt overgedragen via elektronische middelen (website, e-mail).

Houd er rekening mee dat wanneer u contact met ons opneemt via een ander elektronisch medium zoals (Facebook of Twitter), het privacy beleid van die website voorrang heeft in geval van strijdigheden met deze privacyverklaring.

3. Hoe kan je ons bereiken?

Voor vragen, opmerkingen of andere acties over ons privacy beleid kan u ons contacteren via volgende kanalen:

4. Welke informatie verzamelen we en waarvoor gebruiken we deze?

Voor alle verwerkingen vragen wij u als toekomstige of huidige klant/kandidaat van Dixon, uw toestemming voor de verwerking van volgende gegevens of verwerken wij deze wanneer ze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst tussen u en Dixon.

Identificatiegegevens
Toestemming & noodzakelijkheid ter uitvoering overeenkomst & wettelijke verplichtingen.

Persoonlijke identificatiegegevens
Naam, titel, adres privé, werk, vroegere adressen, telefoonnummer privé, werk, identificatiegegevens toegekend door verantwoordelijke. Wij verwerken deze gegevens om u te identificeren binnen Dixon, alsook uw naam om mee te delen aan de klant.

Financiële bijzonderheden 
Toestemming & noodzakelijkheid ter uitvoering overeenkomst & wettelijke verplichtingen.

Financiële identificatiegegevens 
Identificatie– en bankrekeningnummers, nummers van krediet– of debet kaarten/ Beroepsactiviteiten/ Overeenkomsten en schikkingen --> freelancers
Opdat wij freelancers correct kunnen betalen wanneer hun contract via ons loopt hebben wij in dit geval zulke gegevens van u nodig.

Persoonlijke kenmerken (Toestemming)
Persoonlijke bijzonderheden (leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit)
Wij hebben uw nationaliteit nodig om te zien of u in aanmerking komt voor bepaalde functies waar een Belgische of EU/EER-nationaliteitsvereiste is, alsook om te verifiëren of u bepaalde documenten nodig hebt om te kunnen werken. Wij verwachten van kandidaten geen gegevens inzake andere persoonlijke bijzonderheden. Indien u deze aanbiedt, gaat u ermee akkoord dat wij deze gebruiken om uw profiel mee aan te vullen.

Opleiding en vorming (Toestemming)
Academische curriculum/ Beroepsbekwaamheid/ Professionele ervaring
Om u de best mogelijke vacatures aan te kunnen bieden hebben wij uw academische achtergrond nodig.

Beroep en betrekking (Toestemming)
Huidige betrekking/ aanwerving/ beëindiging van de betrekking/ Loopbaan / Loon / Activa die het personeelslid bezit / organisatie van het werk / Evaluatie / Vorming tot functie / Gebruik informaticamiddelen
Om u de best mogelijke vacatures aan te kunnen bieden hebben wij graag een zo ruim mogelijk profiel van uw werkervaring om een job te kunnen vinden die aansluit bij eerdere ervaringen en competenties.

Vrijetijdsbesteding en interesses (Toestemming)
Vrij door de kandidaat te geven.
Wij verwachten van kandidaten geen gegevens inzake hobby’s en interesses. Indien u deze aanbiedt gaat u ermee akkoord dat wij deze gebruiken om uw profiel mee aan te vullen.

5. Wie heeft toegang tot jouw data?

De recruitment consultants van Dixon hebben toegang tot uw gegevens, strikt wanneer dit nodig is om een verwerking uit te voeren die hierboven is beschreven.

Uw gegevens worden ook overgedragen aan onze klanten die op zoek zijn naar een talentvolle werknemer. Wij vragen telkens toestemming aan u voordat we uw persoonlijke gegevens overmaken. De categorieën gegevens die naar de klant worden verzonden, zijn afhankelijk van de specifieke omstandigheden en van wat u ons in uw CV hebt verstrekt. Daarom vragen wij u vriendelijk om in deze fase geen informatie te verstrekken die u nog niet wilt bekendmaken. Dit kan wel een effect hebben op de effectiviteit van onze matching. We vragen u aldus goed te overwegen hoe gedetailleerd u uw CV opstelt.

We zullen uw gegevens niet overdragen aan klanten buiten de EER (Europese Economische Ruimte) zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

6. Hoe lang wordt mijn data bijgehouden?

Ten einde een zo up-to-date mogelijke database te hebben, houden wij uw gegevens initieel bij voor 2 jaar. Daarna zullen wij u jaarlijks éénmalig contacteren indien u niet meer uw profiel hebt gewijzigd met de vraag of u nog steeds klant wilt blijven. De termijn om uw gegevens bij te houden wordt dan met 1 jaar verlengd. In het andere geval zullen wij u data niet langer verwerken.

7. Wat zijn mijn rechten?

Recht van inzage
Iedereen heeft een recht van inzage op zijn gegevens. Dit betekent dat we u moeten informeren over wat er met uw gegevens gebeurt en dat we uw rechten verder gedetailleerd beschrijven. In dit beleid vindt u de antwoorden op die vragen.

We moeten u ook een kopie van uw persoonlijke gegevens bezorgen. U ontvangt een exemplaar op eenvoudig verzoek via een van de bovengenoemde kanalen. Houd er rekening mee dat alleen het eerste exemplaar gratis is en we sturen u de informatie per e-mail, tenzij u specifiek om de informatie per post vraagt of wanneer een e-mail niet mogelijk is vanwege technische omstandigheden.
Het is mogelijk dat bepaalde documenten persoonlijke gegevens van andere personen bevatten die dezelfde bescherming genieten als u. We moeten daarom bepaalde documenten anonimiseren, wat enige tijd kan duren. We zullen u altijd informeren als we niet binnen een maand aan het verzoek kunnen voldoen.

Recht op rectificatie (recht op correctie)
Als we in het bezit zijn van onjuiste of niet langer up-to-date gegevens, zullen we dit op eenvoudig verzoek opnieuw aanpassen via een van de bovengenoemde kanalen. Als we vermoeden dat de gegevens die we van u hebben niet langer up-to-date zijn, kunnen we contact met u opnemen om dit te verifiëren.

Recht op gegevens uitwissing (recht om te worden vergeten)
Onder een beperkt aantal omstandigheden kunt u ons vragen om uw gegevens te verwijderen. Wanneer u aan een van de onderstaande criteria voldoet, zullen we uw gegevens onverwijld verwijderen. Wij zullen echter uw e-mailadres en/ of telefoonnummer en/ of adres en/ of naam op een blacklist bewaren zodat ons systeem zal opmerken dat u niet langer wenst gecontacteerd te worden.

Omstandigheden wanneer wij u gegevens verwijderen

  • We verwerken of hebben uw gegevens niet meer nodig
  • U trekt uw toestemming voor verwerking in die uitsluitend op toestemming was gebaseerd.
  • U hebt uw recht om bezwaar te maken ingeroepen (zie hieronder)
  • Uw gegevens zijn onrechtmatig verwerkt
  • Er is een wettelijke verplichting om de gegevens te verwijderen
  • Uw gegevens zijn verzameld met betrekking tot het aanbieden van diensten van de informatiemaatschappij
  • Om te worden vergeten zijn er ook enkele uitzonderingen, in welk geval we uw gegevens niet kunnen verwijderen. Deze zijn in onze sector echter zeer uitzonderlijk. Als dit toch het geval is, zullen we u hierover informeren. De redenen om niet aan uw verzoek te kunnen voldoen, zijn een van de volgende:
  • Het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie prevaleert
  • Voor naleving van een wettelijke verplichting
  • Om redenen van volksgezondheid
  • Voor archivering, onderzoek of statistische doeleinden in overeenstemming met artikel 89 van de AVG
  • Voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.

Recht op beperking van verwerking
Als we in het bezit zijn van onjuiste gegevens, wanneer onze verwerking als onwettig wordt beschouwd, er sprake is van juridische claims of er sprake is van het recht om bezwaar te maken tegen artikel 21 (zie hieronder) zullen we de verwerking stopzetten (met uitzondering van opslag) totdat de kwestie is opgehelderd. Wanneer een overeenkomst is gesloten, de claim door ons als incorrect wordt beschouwd, of enige andere omstandigheid maakt dat de beperking niet langer een bestaansreden heeft, zullen we u de redenen van het opheffen van de beperking meedelen.

Recht op kennisgeving
Wanneer u zich beroept op de bovengenoemde rechten, met uitzondering van het recht op toegang, zullen we dit doorgeven aan elke ontvanger aan wie de persoonlijke gegevens zijn verstrekt, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanningen met zich meebrengt. We zullen u op uw verzoek informeren over die ontvangers.

Recht op data-portabiliteit
Alle gegevens die u ons hebt verstrekt, die we verwerken op basis van toestemming en die we verwerken via geautomatiseerde middelen, worden op verzoek naar u of een andere controller (indien technisch mogelijk) in “machine leesbaar formaat” verzonden.

Recht op bezwaar
Wanneer we gegevens verwerken op basis van gerechtvaardigd belang of op basis van artikel 6.1.e) AVG, hebt u het juiste doel. We zullen uw bezwaar onderzoeken en zullen de verwerking alleen voortzetten na het onderzoek en als we kunnen bewijzen dat we een juridische reden hebben om door te gaan met de verwerking. De conclusie van het onderzoek zal aan u worden meegedeeld.
Wanneer u bezwaar hebt tegen direct marketing, zullen wij u niet langer direct marketing sturen, vanaf het moment dat wij uw verzoek ontvangen.

8. Kan ik mijn toestemming intrekken?

Ja, op elk moment kunt u uw toestemming voor het verwerken van gegevens intrekken. Er zijn echter twee uitzonderingen.

  • Ten eerste, als er nog een andere rechtsgrond is voor het verwerken van uw gegevens, zullen we uw gegevens binnen die rechtsgrond nog steeds verwerken.
  • Ten tweede mag intrekking van toestemming niet worden gebruikt om contractuele verplichtingen te omzeilen.

Kort gezegd: als u uw toestemming intrekt, werkt deze alleen naar de toekomst toe, wordt alle eerdere verwerking als legaal beschouwd en als de noodzaak om een contract uit te voeren aanwezig is, worden de gegevens op die basis verder verwerkt.
 

9. Ik wil een officiële klacht indienen. Waar kan ik terecht?

Als we jouw verzoek niet optimaal konden behandelen, heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de privacy commissie. Dit kan via https://www.privacycommission.be/nl/contact

10. Ik zie dat sommige velden verplicht moeten worden ingevuld. Waarom is dat?

Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of omwille van contractuele redenen hebben wij soms een minimum aan informatie nodig om te kunnen functioneren, jouw data te kunnen verwerken of aan een wettelijke verplichting te kunnen voldoen. Wij vragen enkel een naam en e-mailadres voor u te kunnen bereiken en identificeren. Alles wat u voor het overige aan ons bezorgt, is op vrijwillige basis.

11. Doen jullie aan profiling of automatische gegevensverwerking?

Het zijn onze recruitment consultants die eigenhandig opzoek zullen gaan naar een job die bij uw past.